Laptop met documenten

Auditfiles (XAF en ADF), Wat moet ik ermee?

Hebt u een XAF-bestand of ADF-bestand ontvangen en u weet niet wat u ermee moet? Op deze pagina zal ik uitleggen wat een XAF of ADF-bestand is, verder in het artikel aangeduid als Auditfile, en hoe u deze kunt openen.

Wat is een auditfile


De auditfile is ontwikkeld door de Belastingdienst. Krijgt u te maken met een controle van de Belastingdienst dan is de kans groot dat de Belastingdienst de Auditfile bij u opvraagt. In de Auditfile staan de meeste gegevens die de Belastingdienst nodig heeft voor de controle. Op deze manier is het efficiënter om gegevens uit te wisselen en is het niet meer nodig om verschillende exports uit het financiële pakket (zoals Exact) te halen. Veel financiële pakketten hebben dan ook een mogelijkheid om een Auditfile aan te maken. Mocht u geen auditfile kunnen uitdraaien dan kunt u altijd nog de gegevens in een ander formaat aan de belastingdienst ter beschikking stellen (zoals pdf, csv, xls etc)

Naast de financiële auditfile zijn er ook auditfiles voor loonmutaties (XAS) en kassatransacties (XAA). Hierop wordt in dit artikel niet verder ingegaan. Mocht u deze willen omzetten naar Excel dan kunt u contact met ons opnemen.

De financiele auditfile (XAF/ADF) bevat de financiële mutaties uit het financiële pakket. Hierbij is te denken aan:

  • Het grootboekschema
  • De gehanteerde dagboeken
  • De debiteuren en crediteuren gegevens
  • De transacties

Vaak komen niet alle gegevens die in de financiële administratie staan ook in de Auditfile terecht. Dit is een afweging geweest van de Belastingdienst en de producent van het financiële pakket. Een export uit de financiële administratie naar bijvoorbeeld Excel (csv, xls) kan daardoor meer informatie bevatten dan een Auditfile. Ook hangt het af welke versie van de Auditfile wordt gebruikt. De XAF auditfile wordt namelijk nog steeds verder ontwikkeld waardoor tussen de verschillende versies verschillen zijn ontstaan.

ADF

Een ADF auditfile is een tekstbestand. U kunt deze gewoon met Kladblok/notepad openen. Een ADF auditfile bevat alleen de transacties. Indien het mogelijk is een andere auditfile uit te draaien kan dit gewenst zijn, omdat de ADF auditfile de minste details laat zien.

Wilt u de ADF auditfile openen dan kan dat met de Auditfile Viewer van de Belastingdienst. Deze tool is door de Belastingdienst ontwikkeld, alleen wordt deze niet meer ondersteund. Om een enkele ADF in te lezen voldoet deze echter nog prima.

Mocht je dit proces verder willen automatiseren dan kan onze tool ook ADF auditfiles inlezen. Verder op in dit document wordt een uiteenzetting gegeven van de voordelen van onze tool ten opzichte van de auditfile viewer van de Belastingdienst. De auditfile viewer van de Belastingdienst is gratis te gebruiken, dus je kunt deze eerst testen.

XAF

De XAF auditfile is een XML bestand. U kunt deze ook gewoon openen met Kladblok/notepad alleen door de tags is deze lastiger te lezen. U kunt deze ook inlezen met de xml functie van Excel. De opmaak is echter niet ideaal en het kost wat werk om de gegevens goed op te maken.  De Auditfile Viewer van de Belastingdienst wordt niet meer verder ontwikkeld, maar kan wel de eerste versies van de XAF Auditfile inlezen.

Doordat de XAF auditfile een xml-bestand is konden hier naast de transacties ook andere gegevens toegevoegd worden zoals:

  • Crediteuren en debiteuren gegevens
  • Grootboekschema
  • Dagboeken

Auditfile inlezer

Ik werkte bij een accountantskantoor en de Auditfile werd veel opgevraagd bij klanten. Een reden om de auditfile op te vragen is dat dit een simpele handeling voor de klant is en ook het risico op een verkeerde selectie of een verkeerde export klein is.

Er ontbrak alleen een simpele manier om de Auditfiles in te lezen. Hiermee ben ik aan de slag gegaan en heb de Auditfile inlees tool ontwikkeld. De tool is een Excel-bestand met macro’s hierdoor hoeft er niets geïnstalleerd te worden en kan eigenlijk direct begonnen worden met het inlezen van Auditfiles. Alle Auditfile types worden ondersteund.

Een bijkomend voordeel is dat de opmaak voor alle ingelezen auditfiles hetzelfde is waardoor snel analyses in Excel kunnen worden gemaakt over meerdere bedrijven/boekjaren.

Mocht u interesse hebben in onze tool kijk dan verder naar de handleiding.

 


Geplaatst

in

,

door

Tags:

Reacties

Geef een reactie