Handleiding inlezen auditfiles

Auditfiles worden vaak gebruikt door de belastingdienst of accountant. Het is voornamelijk een handig hulpmiddel als uw administratiepakket geen export in excel mogelijkheden heeft. In de auditfile zit de complete administratie.

Deze tool exporteert de gegevens van de auditfile (XAF, ADF) naar een Excel bestand, u hoeft alleen maar het bestand te selecteren en zodra de macro klaar is heeft u een volledig Excel grootboek, een saldibalans, een periode balans en een post-processen matrix. In Excel is het daarnaast door middel van filters makkelijk zoeken door alle transacties heen.

Hoe werkt het

U krijgt bij het openen van het excel-bestand het volgende te zien. (Let op dat u macro’s en inhoud voor het bestand inschakelt als Excel hierom vraagt door middel van een gele balk.)

Door op de knop Inlezen ADF/XAF te drukken kunt u een auditfile selecteren. Hierna begint Excel direct met het inlezen van de auditfile. Alle financiele auditfiles kunnen worden ingelezen.

U heeft nog de keus om enkele opties in of uit te schakelen:

Inlezen Caseware (afgeronde cijfers)

Mocht u de cijfers direct afgerond willen inlezen in een ander pakket zoals Caseware dan kunt u deze optie selecteren. De saldibalans wordt dan afgerond in een aparte tab opgenomen zodat u deze snel in uw pakket kunt importeren zonder aanvullende handelingen.

Posten processen matrix

Er wordt een posten processen matrix opgenomen in een aparte tab. Dit is de saldibalans gespecificeerd per dagboek type. Op deze manier kunt u eenvoudig zien waardoor grootboeken worden gevoed en de processen in kaart brengen.

Periodetabel

Er wordt een periodetabel opgenomen. Hierdoor ziet u snel wat de cijfers per maand zijn en kunt u maanden met elkaar vergelijken.

Algemene gegevens ADF/XAF

De algemene gegevens worden in een aparte tab in het excel-bestand opgenomen. U kunt hierbij bijvoorbeeld denken aan de naam van de administratie, de periode en de datum van het uitdraaien van de auditfile.

Opnemen sheet met debiteur/crediteur gegevens

Er wordt een aparte sheet opgenomen met alle debiteuren en crediteuren. Daarnaast worden hierbij de naw-gegevens opgenomen.

Voorbeeld

Nadat u de auditfile via deze excel tool heeft omgezet krijgt u de volgende informatie. Aangezien de gegevens in ecxel staan kunt u verder zelf alle gegevens aanpassen of aanvullen zoals u gewend bent van excel.

Grootboek

In het grootboek zijn alle transacties opgenomen uit de auditfile. U kunt makkelijk middels de filters zoeken door het grootboek.

In het grootboek zijn de volgende gegevens opgenomen:

  • Dagboekcode en Dagboeknaam
  • Datum en Periode
  • Grootboeknummer en Grootboeknaam
  • Omschrijving
  • Boekstuk
  • Debet, Credit en Saldo
  • Record
  • Btw-code en BTW %
  • Debiteurnummer/Crediteurnummer en naam
  • Volgnummer
  • Verwerkingscode
  • Taxonomy omschrijving

Saldi


In het tabblad saldi is de saldibalans opgenomen als draaitabel. Dit betekent dat u kunt klikken op de bedragen en direct kan zien waaruit een post is opgebouwd.

Wij raden u aan om altijd de saldibalans aan te sluiten met een uitdraai van de kolommenbalans uit de financiƫle administratie. Sommige financiƫle pakketten exporteren niet alle grootboekregels (bijvoorbeeld niet verwerkte boekingen in Exact).

DebCred Gegevens

In het tablad DebCred Gegevens zijn alle gegevens van de debiteuren en crediteuren opgenomen. Ook hier kunt u weer eenvoudig filteren.

De volgende gegevens zijn opgenomen:

  • Code en Naam
  • Adres, Plaats, Postcode en Land
  • Telefoonnummer
  • E-mail
  • Belastingnummer
  • Website
  • KvK-nummer
  • Bankrekeningnummer

Informatie Grootboek

In het tabblad informatie grootboek vindt u informatie over de auditfile. De volgende gegevens zijn opgenomen:

  • Het type auditfile (XAF 2.0, XAF 3.0, XAF 3.1, XAF 3.2 of ADF)
  • Het ondernemersid
  • Belastingnummer
  • Naam van de onderneming
  • Naw-gegevens
  • Fiscaal boekjaar
  • Startdatum en Einddatum
  • Valuta
  • Datum dat de auditfile is uitgedraaid
  • Gebruikte administratiepakket en versie
  • Totaal debet, credit en aantal transacties (met aansluiting met het grootboek)

Periode

In het tabblad periode is de saldibalans per periode opgenomen. U kunt zo eenvoudig maanden met elkaar vergelijken. Ook hier kunt u eenvoudig doorklikken op de bedragen.

Posten processen matrix

In het tabblad ppm is de posten processen matrix opgenomen. Dit is een saldibalans gesplitst naar de dagboeken. Op deze manier kunt u eenvoudig zien hoe posten tot stand komen in de administratie. Ook hier kunt u eenvoudig doorklikken op de bedragen.

Mocht u meer informatie willen of interesse hebben dan kunt u door middel van de volgende link deze tool bestellen.

Bestellen Inlezen Auditfiles

FAQ

Bij welke versies van Excel werkt de auditfile viewer

De auditfile viewer is getest vanaf Excel 2010. Echter de kans is groot dat deze ook werkt bij oudere versie. Mocht de tool niet bij u werken neem dan contact met ons op. Krijgen wij hem niet aan de gang dan krijgt u uw geld terug.

Werkt de tool niet controleer of u macro’s toestaat (gele balk bovenin).

De tool werkt niet in Excel op een Mac, aangezien in deze versie van Excel XML-bestanden (nog) niet worden ondersteund.

Geef een reactie