Slimme Synergie: Hoe de Posten-Processenmatrix Jouw Administratie naar een Hoger Niveau Tilt

Laten we eens kijken naar hoe je de posten-processenmatrix kunt gebruiken om de kwaliteit van de administratie te controleren. De posten-processenmatrix is een handig hulpmiddel om te evalueren of de administratieve processen goed op elkaar zijn afgestemd. Hier zijn enkele stappen om dit te doen:

  1. Begrijp de Posten-Processenmatrix:
    • De posten-processenmatrix is een overzicht waarin je de financiële posten (zoals inkoopfacturen, verkoopfacturen, salarissen, etc.) afzet tegen de bijbehorende administratieve processen (registreren, controleren, corrigeren, rapporteren).
    • Het doel is om te zien welke processen betrekking hebben op welke posten en of er hiaten zijn.
  2. Identificeer de Posten:
    • Maak een lijst van alle financiële posten die relevant zijn voor jouw organisatie. Dit kunnen inkoopfacturen, verkoopfacturen, bankafschriften, loonadministratie, etc. zijn.
  3. Identificeer de Processen:
    • Maak een lijst van de administratieve processen die betrokken zijn bij het verwerken van deze posten. Denk aan registratie, controle, correctie en rapportage.
  4. Vul de Matrix in:
    • Plaats de posten in de rijen en de processen in de kolommen van de matrix.
    • Geef aan welke processen van toepassing zijn op welke posten. Bijvoorbeeld:
      • Inkoopfacturen worden geregistreerd en gecontroleerd.
      • Verkoopfacturen worden geregistreerd, gecontroleerd en gerapporteerd.
      • De tool TS-Z Auditfile helpt en maakt op basis van de dagboeken en grootboekrekeningen een processenmatrix. Je kan eenvoudig analyseren en doorzoomen op de mutaties.
  5. Analyseer de Matrix:
    • Bekijk de matrix en zoek naar patronen:
      • Zijn er posten die niet goed worden geregistreerd?
      • Zijn er processen die niet worden toegepast op bepaalde posten?
      • Zijn er overlappingen of dubbel werk?
  6. Verbeteringen Aanbrengen:
    • Als je hiaten of inefficiënties ziet, neem dan maatregelen:
      • Zorg voor duidelijke procedures en richtlijnen voor elk proces.
      • Automatiseer waar mogelijk om dubbel werk te voorkomen.
      • Train medewerkers om consistent en nauwkeurig te werken.
  7. Monitor en Herzie:
    • Blijf de matrix regelmatig bijwerken en evalueren. Pas aan waar nodig.

Het gebruik van de posten-processenmatrix helpt je om de administratie effectiever en efficiënter te maken. Zo kun je fouten minimaliseren en tijd besparen.


Geplaatst

in

door

Tags:

Reacties

Geef een reactie