Slimme Synergie: Hoe de Posten-Processenmatrix Jouw Administratie naar een Hoger Niveau Tilt

Laten we eens kijken naar hoe je de posten-processenmatrix kunt gebruiken om de kwaliteit van de administratie te controleren. De posten-processenmatrix is een handig hulpmiddel om te evalueren of de administratieve processen goed op elkaar zijn afgestemd. Hier zijn enkele stappen om dit te doen:

1. Begrijp de Posten-Processenmatrix:
   • De posten-processenmatrix is een overzicht waarin je de financiële posten (zoals inkoopfacturen, verkoopfacturen, salarissen, etc.) afzet tegen de bijbehorende administratieve processen (registreren, controleren, corrigeren, rapporteren).
   • Het doel is om te zien welke processen betrekking hebben op welke posten en of er hiaten zijn.
2. Identificeer de Posten:
   • Maak een lijst van alle financiële posten die relevant zijn voor jouw organisatie. Dit kunnen inkoopfacturen, verkoopfacturen, bankafschriften, loonadministratie, etc. zijn.
3. Identificeer de Processen:
   • Maak een lijst van de administratieve processen die betrokken zijn bij het verwerken van deze posten. Denk aan registratie, controle, correctie en rapportage.
4. Vul de Matrix in:
   • Plaats de posten in de rijen en de processen in de kolommen van de matrix.
   • Geef aan welke processen van toepassing zijn op welke posten. Bijvoorbeeld:
     • Inkoopfacturen worden geregistreerd en gecontroleerd.
     • Verkoopfacturen worden geregistreerd, gecontroleerd en gerapporteerd.
     • De tool TS-Z Auditfile helpt en maakt op basis van de dagboeken en grootboekrekeningen een processenmatrix. Je kan eenvoudig analyseren en doorzoomen op de mutaties.
5. Analyseer de Matrix:
   • Bekijk de matrix en zoek naar patronen:
     • Zijn er posten die niet goed worden geregistreerd?
     • Zijn er processen die niet worden toegepast op bepaalde posten?
     • Zijn er overlappingen of dubbel werk?
6. Verbeteringen Aanbrengen:
   • Als je hiaten of inefficiënties ziet, neem dan maatregelen:
     • Zorg voor duidelijke procedures en richtlijnen voor elk proces.
     • Automatiseer waar mogelijk om dubbel werk te voorkomen.
     • Train medewerkers om consistent en nauwkeurig te werken.
7. Monitor en Herzie:
   • Blijf de matrix regelmatig bijwerken en evalueren. Pas aan waar nodig.

Het gebruik van de posten-processenmatrix helpt je om de administratie effectiever en efficiënter te maken. Zo kun je fouten minimaliseren en tijd besparen.