Handleiding TS-Z Facturatie

Factureren en de inzichten in openstaande en gefactureerde bedragen zijn belangrijk voor een bedrijf. Deze tool helpt u daarbij. U kunt tijd registreren (of uiteraard producten) en met een druk op de knop wordt een factuur uitgedraaid. De factuur wordt ook digitaal opgeslagen (als pdf), zodat u vanuit het excel-bestand altijd eenvoudig uw facturen terug kan vinden. Daarnaast geeft de tool inzicht in hoeveel er nog te factureren is, hoeveel er nog openstaat en hoeveel u per opdrachtgever gefactureerd heeft. De facturen zijn op basis van een sjabloon naar eigen wens op te stellen.

Klanten

In het tabblad Klanten geeft u de stamgegevens in van uw klanten. U kunt hierin de volgende gegevens opnemen:

• Klantnaam
• Klant nummer
• Ter attentie van
• Straat + nummer
• Postcode
• Plaats
• Factureringsfrequentie en bedrag: Indien u bijvoorbeeld maandelijks een vast bedrag factureert. Indien u niet maandelijks vaste bedragen factureert vult u hier niets in.

Uren + Bedragen

Standaard is de facturatie tool ingesteld op uren + bedragen. Mocht u producten verkopen dan helpen wij u graag de tool aan te passen. In het tabblad uren + bedragen kunt u de volgende gegevens invoeren:

• Klant: U kunt hier uw relatie selecteren (de gegevens zijn afkomstig uit het tabblad Klanten).
• De datum van de werkzaamheden
• Omschrijving van de regel op de factuur
• Een interne omschrijving (die niet op de factuur komt)
• Aantal uren
• Tarief
• Bedrag
• Factuur: Wordt automatisch gevuld indien de regel is gefactureerd.

Per klant en type werkzaamheden kunt u een nieuwe regel aanmaken. De regels mogen door elkaar staan. U kunt dit dus gebruiken als uw tijdschrijf systeem, die direct gekoppeld is aan de facturatie tool. Middels de filters kunt u eenvoudig door de regels zoeken.

Sjabloon

In het tabblad sjabloon kunt u de factuur naar eigen wens ontwerpen. U kunt uw eigen logo toevoegen en adres gegevens. Indien u ook de vormgeving en de plaats van gegevens wilt wijzigen kunt u dit in het tabblad instellingen doen.

Facturen maken

Vanuit het tabblad Facturen maken kunt u de facturen uitdraaien. U geeft de factuurdatum (automatische op vandaag), factuurnummer (wordt automatisch opgehoogd) en de klantnaam in.

De volgende gegevens worden voor de betreffende klant getoond:

• Nog te factureren: Het te factureren bedrag op basis van de invoer bij Uren + bedragen. (de reeds gefactureerde bedragen worden niet meegenomen)
• Laatste factuurdatum en factuur: indien er reeds een factuur is verstuurd komt de datum van de factuur hier te staan en het factuurnummer
• Openstaande facturen: De facturen die nog open staan.

Indien u op factuur maken klikt wordt de factuur opgesteld op basis van de gegevens en de sjabloon. U kunt de factuur nog wijzigen in Excel.

Factuur

Zodra u op de knop factuur maken klikt komt er een nieuw tabblad tevoorschijn met een voorbeeld van uw factuur. U kunt hier nog handmatig wijzigingen in aanbrengen.

Zodra u op de knop definitieve factuur maken klikt wordt er een factuur in pdf geprint en opgeslagen in een nieuwe map. U kunt de factuur versturen naar uw klant en heeft op uw computer een map met alle gemaakte facturen. Bij de regels Uren + bedragen wordt het factuurnummer opgenomen, zodat u snel kunt zien welke regels op welke factuur zijn gefactureerd. Voorbeeld factuur