Handleiding TS-Z Autorisatie

In bedrijven vinden veel autorisaties nog handmatig op papier plaats, door middel van een paraaf. Nu zijn er oplossingen om dit te digitaliseren, zoals een digitale handtekening die op een pdfje kan worden gezet. Deze handtekening moet wel door iedere medewerker die kan autoriseren worden aangevraagd en deze medewerker moet ook de juiste software hebben.

Deze tool maakt het eenvoudig om digitaal een autorisatie te geven, u heeft alleen Excel nodig.

Hoe werkt het

U ontvangt een excel-bestand. U kunt deze dupliceren voor elk item waarvoor u een autorisatielijst wilt bijhouden.

In het tabblad Paraaf geeft de invoerder de omschrijving van het te ondertekenen document aan. Eventueel kan nog een opmerking worden toegevoegd. Hierna drukt de invoerder op Invoeren.

In het tabblad Lijst wordt een regel aangemaakt met de ingelogde gebruiker en de datum en tijd van invoer. Hierdoor is altijd duidelijk wie welk document heeft aangemaakt.

Om het document te ondertekenen/autoriseren gaat de Ondertekenaar naar het tabblad Paraaf. Hier dient de Ondertekenaar de Omschrijving aan te geven en kan de Ondertekenaar eventueel nog een opmerking toevoegen. De ondertekenaar drukt op Ondertekenen.

In het tabblad Lijst wordt in de regel de ingelogde gebruiker van de ondertekenaar en de datum en tijd van ondertekenen geregistreerd. Nu is altijd terug te zien wie een document heeft aangemaakt en heeft geaccordeerd.

Het tabblad Lijst is beveiligd tegen bewerken, zodat de log niet kan worden aangepast.

Tevens bevat de tool de volgende checks:

• Geen dubbele omschrijvingen worden ingevoerd
• Alleen ingevoerde omschrijvingen kunnen worden ondertekend
• Een item kan niet twee keer worden ondertekend
• Het is niet mogelijk om invoer en autorisatie te verwijderen

Het is mogelijk deze tool op uw specifieke wensen aan te passen. Neem dan contact met ons op.